Štambilj se koristi uglavnom kao i pečat i žig u administrativnom smislu, oznaka autentičnosti nekog dokumenta. Štambilj je pomoćno tehničko sredstvo, koje služi da se ne bi morale ponavljati neke tipične stvari i nije “služben” u smislu pečata. Npr. pijamni štambilji, pomoćni štambilji za Poštu ili štambilji koji jednostavno imaju ulogu označavanja dokumenata radi lakšeg razvrstavanja. Štambilj može biti i onaj s adresom za stavljanje na koverte ili npr. štambilj s natpisom “Poslovna tajna – tajno”. Veći sustav može imati na desetke štambilja.

Što je žig?

Žig (u administrativnom značenju, eng. trademark) je isključivo pravo priznato za znak koji služi za razlikovanje proizvoda i/ili usluga jedne osobe od ostalih osoba u gospodarskom prometu. Ime, logotip, amblem, etiketa ili druga razlikovna obilježja proizvoda i/ili usluge moguće je zaštititi žigom.

Žig se u većini zemalja stječe registracijom na temelju ispitivanja koje obavlja odgovarajuće nadležno tijelo, a u Republici Hrvatskoj je to Državni zavod za intelektualno vlasništvo.

Osnovni uvjeti koje neki znak mora zadovoljiti da bi mogao postati žig jesu da je razlikovan te da nije sličan nekom ranijem žigu. Žig osigurava vlasniku isključivo pravo na stavljanje u promet proizvoda i/ili usluga obilježenih njime.

Posebni oblici žiga su suhi žig i vodeni žig.

Što je pečat?

Pečat je službeni potpis kojeg u svom poslovanju ne može izbjeći nijedna tvrtka ili društvo. Pečat je u svojoj osnovi služben i bez njega nijedan dokument nema pravnu vrijednost, koristi se i u nekim manje službenim obrascima ili prilikama.

U današnje vrijeme pečat se koristi za oznaku ovjere vjerodostojnosti odnosno autentičnosti nekog dokumenta. Pečati u ovom smislu se prave od gravure u gumi (rijeđe sa polimerima), gdje se mogu urezati i veoma sitna slova i simboli. Vrlo su praktični jer je drška izađena od plastike a u samom pečatu nalazi se mali jastučić natopljen tintom. Boja otiska (tinte) se može odabrati – ljubičasti, crveni, plavi, zeleni ili crni otisak. Takvi pečati su vrlo jednostavni za korištenje i daju izvrstan otisak.